勤怠ソフト導入支援

滋賀県東近江市で社会保険労務士をしております。小辰知己です。

こちらのページでは勤怠ソフトの導入支援についてご紹介するページです。

まずは会社に求められる勤怠管理について紹介し、勤怠ソフトの紹介、導入の流れについて解説します。

会社に求められる勤怠管理は？

そもそも勤怠管理とはなに？と思われる方も多いでしょう。

従業員の勤怠管理（労働時間の把握）は、法律により使用者に義務付けられています。

勤怠管理に関する法律に関しては「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」が2017年1月に策定されたのちに、2019年4月に労働安全衛生法に規定が盛り込まれたことでガイドラインから法律化されました。

労働安全衛生法では全ての従業員（高度プロフェッショナル制度の従業員は除く）の労働時間を把握することを定めており、具体的には以下の管理をする必要があります。

• 労働者の始業・終業時刻を自ら確認し、適正に記録すること。
• タイムカードやICカード、パソコンの使用時間など客観的な記録を基に確認し、適正に記録すること。

なお、やむを得ず自己申告制で労働時間を把握する場合は、以下の点を講じる必要があります。

• 労働者や労働時間を管理する者に対して自己申告制の適正な運用について、十分に説明すること。
• 自己申告と記録上の在社時間に著しい乖離がある場合には実態調査をおこない、労働時間の補正をすること。
• 労働者が自己申告できる時間数の上限を設ける等、適正な自己申告を阻害する措置を設けないこと。

「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に関しては、厚生労働省の公式サイトから詳細を確認することができます。

https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/roudouzikan/070614-2.html

中小企業の勤怠管理の問題点

上記の説明で従業員の方の労働時間の把握・管理が必要なことはわかって頂けたかと思います。

記録の方法は様々です。Excelシート、タイムカード、手書きでの記録でも問題はありません。

ただ、これらの記録方法では以下の問題点が生じることが多いです。

• 紙ベースでの記録は毎回記入する必要があり、手間になる。
• 手入力では記入間違いが生じることが多い。
• タイムカードでは実際の就業時間を計算する必要がある。
• 夜勤や残業が発生した場合に計算がややこしくなる。

下の画像はとある会社のタイムカードの切り抜きです。実際に見ていただくとわかりますが、このような状態ですと全ての出勤日の就業した時間を記録する必要があります。

また休憩時間の計算もしなければならず、どうしても手間がかかります。

これらの作業は給与計算担当者からすれば相当な負担になると言えます。

アナログな管理方法であっても問題はないのですが集計ミスも生じるでしょうし、何より時間がかかってしまう。この点が大きなデメリットと言えるでしょう。

勤怠ソフトとは？

ここからは具体的に勤怠ソフトについて解説していきます。

勤怠ソフトとは従業員の出退勤時刻や労働時間、休暇取得状況などの勤怠情報を自動で記録・集計し、労務管理や給与計算を効率化・適正化するためのソフトウェアです。

ICカード、指紋認証、アプリでの打刻により勤怠集計が自動的に集計されます。

具体的に言うと出勤時刻、退勤時刻、休憩、残業、夜勤、休日出勤などが打刻記録により簡単に集計してくれます。

タイムカードによる集計の手間が無くなりますし、勤怠記録が一枚の紙で確認できるようになり、社内の勤怠状況が可視化されるメリットも大きいと言えます。

また給与計算ソフトと勤怠管理ソフトを連携させることで勤怠情報が給与ソフトに反映され給与計算業務も大きな効率化を図ることができます。

勤怠管理導入の流れ

それでは勤怠管理ソフト導入の流れを説明します。

勤怠管理ソフト導入の検討

まずは勤怠ソフト導入を社内で一度きちんと話し合ってみて下さい。

勤怠管理ソフトはメリットも多くあります。導入しなくても記録がきちんとできているのであれば導入の必要性はないと言えます。

また後で少し触れますが、導入によるデメリットもあります。

現在、社内で勤怠集計に困っているか？記録を取らないといけない従業員は何人いるか？従業員の方の協力が得られそうか？など社内で検討し、導入をするかどうかを決定してください。

一度導入してみて合わない必要ないと感じた場合は導入を辞めてもいいと思っていますので、まずは導入してみることを検討してください。

勤怠管理ソフトの選定

導入を決定したら使用する勤怠管理ソフトを選定します。

ジョブカン、ハーモス勤怠、マネフォ勤怠、KING OF TIME、freeなど多くあります。

どれがいいかというと正解はありませんが、弊所が対応する場合はハーモス勤怠またはジョブカン勤怠をご提案しております。

ちなみに弊所はジョブカン勤怠の認定アドバイザーの認定を受けております。

ソフトの設定

導入する勤怠管理ソフトが決定したら、ソフトの設定をしていきます。

導入自体はアカウントを作成するだけでいいのでそこまで難しくないと言えます。

設定は従業員情報の入力、シフトの設定、打刻の方法などが必要です。

ここが少し骨の折れる作業と言えます。

テスト運用～従業員への説明

必須ではありませんが、正式な導入前にテスト運用することをおすすめします。

導入日の１ケ月～２週間前ぐらいから一度お試しでやってみるイメージです。

また様々な部門がある場合は一部の部門のみスタートする形でもよいでしょう。

これら準備の一通り整ったら従業員の方に勤怠システム導入の説明をしていきます。

導入スタート～振り返り

導入準備～従業員への説明が終わり次第、運用をスタートさせます。

どうしても使いこなすまでに一定の時間を要するため、始めは「導入しない方がやりやすい」といった声が出たり「使うのが面倒」という意見も出ることが多いです。

この点はどうしても仕方のない面がありますが、ある程度慣れてくるとスムーズに使いこなせるようになり日々の業務負担を実感することが出来ると言えます。

導入後、一定の期間を経て導入の振り返りや改善など見直す時間を設けるとよいでしょう。

勤怠管理ソフト導入の注意点

勤怠管理ソフトの導入は基本的にメリットの方が大きいと言えます。

反面デメリットもいくつかあると言えます（デメリットと言えるほどのものではないと考えています）

1番は勤怠管理ソフトを使いこなすのに一定の時間を要すること。実際に使いこなせず、元のタイムカードに戻ってしまうということもあります。

一部の人だけが使えれば良いというわけではなく、全員がある程度使いこなせるようにならないと意味がありません。

使いこなすことはそれほど難しいものではないですが、操作に慣れないうちはストレスがかかってしまうことはあると言えます。

ただ、ここをしっかりと乗り超えることができれば日々の業務効率が大きく図れると言えるでしょう。

勤怠管理ソフト導入の費用

料金に関してはメーカーにより様々であるので一概には言い切れません。

弊所おススメのハーモス勤怠であれば30名以下であれば無料で活用できます。

https://hrmos.co/kintai/price

従業員数やオプションなどによっても変わりますが、１人当たり月額100円～程度で使用できるため、費用面で大きな負担が発生することはないと言えます。

弊所にて初期登録などの各種設定、運用支援などをご依頼の場合は5万～の対応となります。

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